Roche - Gestione flessibile della fatturazione elettronica

Per Roche Italia le norme varate dalla Regione Lazio si sono tradotte nell'esigenza di una piattaforma documentale flessibile in grado di gestire il formato elettronico in multicanalità. L'investimento è stato ripagato dalla drastica riduzione dei tempi di incasso.

Roche, Gruppo multinazionale, ha un'infrastruttura centralizzata nel Data Center ubicato in Svizzera e sfrutta un unico gestionale SAP per tutte le affiliate delle diverse nazioni. Questa configurazione implica una notevole rigidezza nei processi di change management, che normalmente richiedono mesi per essere messi in produzione. Vi è inoltre un secondo aspetto. In Italia, la legislazione ha messo a disposizione delle Pubbliche Amministrazioni diverse di modalità per lo scambio elettronico di documenti, tra cui le diverse modalità di fatturazione elettronica: spesso proprietarie.

Roche Italia era alla ricerca di una soluzione che gli consentisse di cogliere i benefici offerti dal sistema proposto dalla Regione Lazio attraverso una soluzione in linea con le specifiche di tale sistema. ma anche e sopratutto in grado di adattarsi a nuove eventuali iniziative di fatturazione elettronica.

La soluzione
Per risolvere questa esigenza è stato implementato un sistema documentale che intercetta e processa le fatture emesse da SAP e le converte nei diversi formati richiesti dagli utenti: fax, posta ordinaria, email certificate, tracciati proprietari XML. Questa soluzione, basata sul sistema DeliveryWare di Esker, ha permesso al nostro cliente di disaccoppiare il processo di creazione delle fatture, centralizzato e difficilmente modificabile. dall'invio delle stesse, su cui si può agire in maniera rapida.
Inoltre, l'introduzione della soluzione di gestione documentale è stata pensata nell'ottica del tema della conservazione sostitutiva in formato elettronico dei documenti, argomento che verrà espanso e finalizzato nel corso del 2010.

Il progetto
Per realizzare il progetto, che ha avuto fin da subito un forte commitment da parte della Direzione Finanza di Roche, interessata alla riduzione dei tempi di pagamento da parte della Regione Lazio previsti dal passaggio alla fattura elettronica, è stato preso in considerazione in prima battuta il provider del servizio di postalizzazione. Questo tentativo è stato abbandonato dopo due mesi di verifiche sostanzialmente improduttive, di fronte alla constatazione delle difficoltà nel trovare una soluzione idonea. Mentre la piattaforma DeliveryWare di Esker ha offerto la flessibilità necessaria per gestire la multicanalità, con modalità particolarmente adatte alla situazione e alle esigenze di Roche. La Divisione Consulting del Gruppo Terasystem lavora con diverse soluzioni di gestione documentale, questo ha permesso di individuare la soluzione più adatta al tipo di lavoro richiesto, alla mole di documenti da trattare e alla richiesta di flessibilità che arrivava dal committente.

I vantaggi
Tempi brevi di implementazione che hanno permesso di rispettare gli accordi presi con la Regione Lazio per l'avvio della fatturazione elettronica, indipendenza nei processi distributivi, creazione di un processo touchless dal PDF al formato finale, tracciabilità e monitoraggio dei flussi e significativi ritorni economici in termini di tempi di pagamento, passati dai 270/360 giorni ai 120 giorni.